Document Digital
Januari 4th, 2010Peningkatan Efisiensi dan Efektifitas Kerja dengan Menerapkan Pengelolaan Dokumen/Arsip Perusahaan
Secara Digital
Solusi Pengelolaan Dokumen/Arsip Perusahaan
Dengan mengunakan
Electronic Document Management System
PENDAHULUAN
Pengelolaan sistem kearsipan secara manual mempunyai banyak kendala, sehingga kurang memuaskan karena sulit dan lamanya mencari dokumen yang dibutuhkan. Disamping keamanannya tidak terjamin dari bahaya kebakaran, banjir, kehilangan dan kerugian akibat dokumen tersebut disalah gunakan karena keteledoran kita dalam menyimpan.
Untuk mengatasi kendala tersebut maka pengelolaan dokumen atau arsip dengan memanfaatkan teknologi informasi sudah merupakan kebutuhan. Solusi tersebut berupa NataDOC Electronic Document Management System (selanjutnya disebut NataDOC EDMS). Solusi ini dikembangkan dapat menjawab penanganan dokumen elektronis dan digital sesuai dengan Undang Undang RI no. 8 tahun 1997 mengenai pengelolaan dokumen perusahaan yang dialih mediakan menjadi dokumen elektronik atau digital dan Peraturan Pemerintah no. 88 tahun 1999 mengenai Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke Dalam Mikrofilm atau Media lainnya dan Legalisasinya.
Solusi NataDOC EDMS merupakan solusi untuk dapat mengelola dokumen perusahaan yang dikonversikan dari dokumen kertas menjadi dokumen digital atau elektronik dengan menggunakan Scanner berkecepatan tinggi. Disamping itu, dokumen yang sudah tersedia dalam bentuk digital misalnya dokumen dari hasil pengolahan menggunakan software Microsoft Office seperti Word, Excel, PowerPoint, video, audio dan foto dapat pula dikelola dengan sistem ini.
Sekali semua bentuk dokumen tersebut di atas telah masuk ke dalam sistem NataDOC EDMS maka dokumen digital tersebut dapat di tampilkan di layar komputer seperti aslinya dan dapat di share dengan pemakai lainnya sesuai dengan tingkat wewenang yang telah diatur sebelumnya. Dokumen dapat dicetak (print) sesuai dengan kebutuhan, disimpan pada CD ROM sebagai back up (penyimpanan ke CD sesuai dengan ketentuan pada UU RI no 8/97).
NataDOC EDMS dapat dikembangkan lebih lanjut guna menunjang kelancaran operasional karena dapat berintegrasi dengan aplikasi yang ada. Contohnya aplikasi HRD selain dapat menampilkan data karyawan juga dapat menampilkan dokumen-dokumen yang diperlukan seperti ijasah, sertifikat, surat keputusan dsb. Untuk aplikasi keuangan dimungkinkan menampilkan dokumen-dokumen voucher, tagihan, neraca dsb.
MASALAH UMUM
Dalam pengelolaan dokumen menimbulkan banyak masalah sehingga proses kerja menjadi tidak efektif dan efisien. Adapun masalah yang sering terjadi antara lain :
1. Sulitnya mencari dan menemukan kembali dokumen yang sedang diproses maupun yang disimpan sebagai arsip sehingga membutuhkan waktu yang lama.
2. Pertumbuhan dokumen yang tinggi sehingga membutuhkan ruang penyimpanan yang cukup besar.
3. Dokumen sering terselip, tercecer atau hilang.
4. Banyak terjadi duplikasi dokumen akibat fotocopy.
5. Keamanannya data dan informasi yang terdapat pada dokumen tersebut tidak terjamin karena rawan terhadap akses terhadap orang yang tidak berhak maupun bencana alam seperti kebakaran, banjir, cuaca dan serangan serangga.
SOLUSI YANG DITAWARKAN
Untuk mewujudkan solusi tersebut diatas, lingkup pekerjaan dapat ditawarkan sebagai berikut:
1. Pengadaan paket aplikasi NataDOC yang disesuaikan dengan kebutuhannya.
2. Jasa alih media atau konversi dokumen kertas menjadi dokumen digital (image). Proses scanning dokumen dilakukan secara outsource dan customer akan menerima hasil pekerjaan dalam bentuk CD.
3. Penyediaan sarana hardware dan software penunjang untuk pengelolaan dokumen digital berupa hardware dokumen scanner kecepatan tinggi dengan merk Bell & Howell atau Panasonic, document storage berupa CD writer yang dilengkapi dengan CD Jukebox. Sedangkan infrastruktur lainnya seperti PC, jaringan LAN dan komunikasi data dapat menggunakan yang ada.
MANFAAT YANG DIPEROLEH
Beberapa manfaat yang diperoleh dalam menerapkan sistem ini adalah:
1. Tersedianya fasilitas sistem pengelolaan dokumen/kearsipan yang modern yang lebih effektif, efisien dan handal serta tersedianya dokumen telah dialih mediakan.
2. Peningkatan efisiensi dan efektifitas dalam pencarian dan pengelolaan dokumen dapat meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.
3. Penghematan ruang penyimpan dokumen karena sebagian besar dokumen kertas dapat dimusnahkan atau ditempatkan di lokasi yang lebih murah.
4. Dapat menghindari terjadinya klaim ganda karena kemudahan mencari bukti transaksi yang pernah dilakukan.
5. Secara tidak langsung dapat melestarikan dan meningkatkan pengamanan dokumen penting perusahaan sebagai aset yang tidak ternilai harganya.
RUANG LINGKUP PEKERJAAN
Ruang lingkup dari pekerjaan ini dapat dikelompokkan menjadi 2 (dua) bagian atau dapat pula di gabungkan menjadi satu kesatuan pekerjaan. Pengelompokan tersebut adalah :
1. Pengadaan sarana NataDOC Electronic Document Management System.
Proses alih media juga dapat dilakukan oleh Customer dengan menyediakan / mengadakan sarana pendukung dokumen digital berupa hardware dan software NataDOC Electronic Document Management System yaitu berupa :
a) Software NataDOC yang terdiri dari :
• Modul NataDOC Engine.
• Modul NataDOC 4Scan.
b) Document scanner medium speed (50 ppm) tergantung target waktu yang ditentukan dalam penyelesaian dokumen scanning oleh customer.
c) CD Recordable (CD-R) drive.
d) Virtual CD juke box agar semua CD yang dihasilkan dapat diakses secara online melalui jaringan LAN.
2. Jasa Alih Media (Scanning)
Jasa ini dilakukan oleh pihak ke 2 dalam rangka proses scanning dokumen dari dokumen fisik/kertas/film menjadi dokumen digital. Jasa alih media ini digunakan apabila customer akan melakukan alih media dengan dokumen yang berjumlah sangat banyak yang tidak dapat ditangani oleh customer sendiri.
Tahapan dalam melaksanakan proses alih media dokumen adalah:
a) Menyusun index dokumen untuk kemudahan proses pengelolaan dan pencarian dokumen. Index dokumen harus disetujui dan ditetapkan secara bersama-sama antara user dan pelaksana pekerjaan.
b) Mengambil dokumen dari ruang penyimpan arsip.
c) Memilah dokumen agar siap untuk di scan.
d) Melakukan scan dan index dokumen.
e) Mengembalikan dokumen pada folder dan lokasi penyimpanan.
Untuk mendukung pelaksanaan alih media pihak pelaksana akan menyediakan satu set perangkat hardware berupa scanner, PC dan CD drive serta aplikasi NataDOC EDMS yang dipasang di tempat user. Hasil pekerjaan berupa dokumen digital diserahkan dalam media CD yang telah dilengkapi dengan software viewer untuk melihat dokumen. Disamping itu pada setiap CD dapat diberikan password untuk mencegah pihak yang tidak berhak dapat mengakses dokumen yang berada dalam CD.
